Les logiciels de mind mapping professionnels
Une étude menée par Andrew Makar des TacticalProjectManagement.comObjectifs de cette étude
En réalisant cette évaluation, nous avons choisi de nous concentrer sur les logiciels de mind mapping professionnels qui nous paraissent les plus performants en raison de leur intégration avec MS Office et de leurs fonctionnalités de gestion de projet. Nous avons donc étudié plus particulièrement les logiciels MindManager 2012, MindView 4 Business et MindGenius Business 4, quoique nous aurions également pu inclure iMindMap and MindMapper. Tous ces logiciels rendent la création de mind maps infiniment plus aisée que ne le permettait la méthode traditionnelle avec crayon et papier. Qui plus est, les logiciels de mind mapping les plus avancés sont également devenus irremplaçables de nos jours dans les domaines professionnels cruciaux pour l'entreprise que sont la gestion de projet, la conduite de réunions, la gestion de l'information et la collaboration en équipe. En raison de leur importance, la présente évaluation porte donc principalement sur ces activités.
Les logiciels MindView 4 Business et MindManager 2012 offrent tous deux une version sur PC ainsi qu'une version plus limitée sur Mac. MindGenius n'est disponible que sur PC. MindManager inclut une version réduite pour iPAD. MindGenius et MindView fonctionnent sur iPAD par le biais d'une intégration avec iThoughts.
Des vues interchangeables
Le mind mapping se base sur une forme de brainstorming non linéaire. Afin d'adapter la présentation des informations à l'objectif de la mind map et à son audience, il est donc souvent très utile de pouvoir les visionner de différentes manières. Ainsi, tous les logiciels étudiés ici disposent d'une vue Gantt. MindView intègre un total de 6 vues interchangeables, y compris une vue Gantt avancée, une vue Plan et une vue Ligne de temps. Les trois logiciels évalués permettent la visualisation des données dans différentes directions (gauche à droite ou droite à gauche) ou encore sous forme d'organigramme.
Le mind mapping et MS Office
L'un des critères d'évaluation les plus importants a trait aux possibilités de manipulation qu'offrent les différents logiciels une fois la mind map terminée. En effet, pouvoir convertir la mind map en plan Word ou l'exporter sous forme de présentation PowerPoint sont deux avantages indéniables assurant à la fois un gain de temps et accroissement de la productivité, soit un retour sur investissement appréciable.
MindView se caractérise par une exportation au format Word aboutie à l'aide de modèles de conception professionnels, reposant sur une intégration sans faille avec Word. MindView et MindManager donnent tous deux de bons résultats lors de l'importation de documents Word sous forme de mind maps. L'importation à partir de Word dans MindGenius ne permet pas d'obtenir une mind map aussi nette qu'avec MindManager. S'agissant de l'exportation de la mind map sous forme de présentation PowerPoint, MindView et MindGenius sont en mesure d'exporter la structure arborescente dans PowerPoint automatiquement, alors que MindManager exige que l'utilisateur sélectionne les branches à exporter. Ici aussi, MindView se distingue par la qualité de son intégration avec PowerPoint aussi bien en matière d'exportation que d'importation. Les possibilités d'exportation vers Excel offertes par MindView, alliées à son module de calcul, sont particulièrement intéressantes. Bien que MindGenius offre également une fonction d'exportation vers Excel performante, les capacités de calcul des valeurs affichées sur les branches que propose MindView sont réellement impressionnantes. L'intégration avec Outlook de MindManager permet aux utilisateurs de représenter leurs tâches et leurs réunions soit en tant que branches, soit sous forme de données affichées sur ces branches. Grâce à sa propre intégration avec Outlook, MindView autorise la distribution des tâches, ainsi que la synchronisation de leur niveau de progression avec Outlook. MindGenius dispose aussi d'une intégration avec Visio, utile pour la manipulation de diagrammes. En ce qui concerne l'intégration avec MS Project, les trois logiciels étudiés assurent le transfert des données de type WBS sans aucun problème. Toutefois, MindGenius et MindView sont aussi capables de transférer des données détaillées spécifiques aux tâches.
L'utilisation du mind mapping en gestion de projet
Les chefs de projet ont souvent recours au mind mapping pour créer des organigrammes de répartition des tâches (WBS), puis pour transférer ces données soit vers MS Project, soit vers une vue Gantt intégrée, opération qui représente l'un des critères d'évaluation les plus importants de cette analyse. Les logiciels passés en revue, MindView, MindManager et Mind Genius permettent tous trois à leurs utilisateurs de joindre des données descriptives de tâches aux branches de la mind map et d'allouer des ressources à ces branches en conséquence. Lorsque ces informations sont transférées à la vue Gantt intégrée, les logiciels MindGenius et MindView passent automatiquement à un affichage plein écran du diagramme de Gantt, possibilité très intéressante pour les chefs de projet qui ont besoin de visualiser l'intégralité du projet en un seul coup d'œil. Quoique MindManager dispose d'une vue double vous permettant de travailler simultanément sur la mind map et sur le diagramme de Gantt, la visualisation du projet dans son ensemble est plus difficile. Dans la mesure où elle intègre la plupart des fonctionnalités les plus utilisées de MS Project, la vue Gantt des logiciels MindView et MindGenius peut être comparée à une version limitée de MS Project. La vue Gantt offerte par MindManager, quant à elle, n'offre pas la possibilité d'appliquer des contraintes aux tâches, et d'une façon générale, n'atteint pas le niveau des deux autres logiciels étudiés ici. Chacun des trois logiciels présente des lacunes en ce qui concerne les calendriers de ressources, l'audit des affectations et l'option d'enregistrer la planification initiale ainsi que des planifications temporaires, ce qui rend l'intégration avec MS Project encore plus importante. MindView propose des alternatives intéressantes sous la forme de rapports de projet très complets permettant la visualisation des informations de différentes manières, et autorise également la représentation du projet en tant que ligne de temps pour une autre appréciation des données.
L'utilisation du mind mapping pour promouvoir la collaboration
Rien n'empêche maintenant les différents membres d'une équipe de travailler simultanément sur la même mind map à partir d'emplacements différents, que ce soit pour préparer une réunion, faire l'état des lieux d'un projet ou même partager des informations avec des clients. Toutefois, ces activités n'étaient possibles jusqu'à présent que par le biais de logiciels de mind mapping disponibles uniquement en ligne. La création d'espaces de travail collaboratifs hébergés sur serveur permet maintenant l'utilisation de logiciels de mind mapping de bureau, installés sur chaque poste de travail. Ainsi, le service Connect de MindJet et l'espace collaboratif partagé de MindView permettent tous deux aux utilisateurs d'enregistrer leurs mind maps en ligne à partir de leur propre logiciel de bureau, assurant ainsi un véritable travail d'édition multi-utilisateur. MindJet Connect propose un logiciel de mind map en ligne limité qui vous donne la possibilité de continuer à travailler sur vos mind maps lorsque vous êtes en déplacement. L'espace de travail collaboratif de MindView quant à lui autorise la distribution des tâches aux ressources et la mise à jour de ces tâches sans passer par l'intermédiaire d'un système de messagerie. Pour garantir la protection des données sensibles, MindView permet aux utilisateurs de verrouiller certaines branches contre tout autre accès par autrui. MindGenius n'inclut pas d'outil de collaboration pour l'instant.
Conclusion
Il ressort de cette étude des logiciels de mind mapping professionnels disponibles à l'heure actuelle que les trois logiciels passés en revue offrent d'impressionnantes fonctions en ce qui concerne le mind mapping et la gestion de projet. C'est le logiciel MindView qui atteint le plus haut score en raison d'une part de son intégration sans faille avec MS Office, et d'autre part du nombre de représentations possibles des données assurées par ses différentes vues. MindView est aussi d'un emploi aisé et intuitif, d'où un bénéfice appréciable en terme de temps et de productivité. La deuxième place revient à MindManager en raison de ses fonctionnalités avancées, telles ses options de connectivité de base de données, bien que leur champ d'application se limite à une catégorie spécifique d'utilisateurs professionnels. MindGenius vient en troisième, mais c'est aussi le logiciel le plus bon marché. En effet, MindGenius est en vente à 235 $, tandis que MindView 4 Business revient à 379 $ et MindManager 2012 coûte 399 $. Tenant compte du rapport qualité/prix et des autres avantages décrits dans cette étude, nous estimons en conclusion que MindView est le choix qui s'impose en matière de logiciels de mind mapping.
Notes d'évaluation
0 = Non disponible 1 = Moins bien classé 2 = < Moyenne 3 = Moyen 4 = > Moyenne 5 = Mieux classé| MindView 4 Business | MindManager | MindGenius 4 | |
| Plateforme | |||
| PC | Oui | Oui | Oui |
| Mac | Oui | Oui | Non |
| iPad | Oui (iThoughts) | Oui | Oui (iThoughts) |
| Formats de mind maps | |||
| Gauche/Droite | 4 | 4 | 3 |
| Droite/Gauche | 4 | 0 | 3 |
| Haut/Bas (WBS) | 5 | 5 | 3 |
| Organigramme | 4 | 4 | 3 |
| Plan | 5 | 3 | 0 |
| Gantt | 4 | 3 | 4 |
| Ligne de temps (frise chronologique) | 5 | 0 | 0 |
| Intégration avec MS Office | |||
| MS Word | |||
| Exportation | 5 | 4 | 2 |
| Importation | 4 | 4 | 1 |
| MS PowerPoint | |||
| Exportation | 4 | 3 | 3 |
| Importation | 4 | 0 | 0 |
| MS Excel | |||
| Exportation | 5 | 3 | 4 |
| Importation | 3 | 0 | 0 |
| MS Visio | |||
| Exportation | 0 | 0 | 3 |
| Importation | 0 | 0 | 0 |
| MS Outlook | |||
| Exportation | 4 | 5 | 4 |
| Importation | 4 | 5 | 2 |
| MS Project | |||
| Exportation | 4 | 4 | 4 |
| Importation | 4 | 4 | 4 |
| Exportations additionnelles | |||
| 3 | 5 | 3 | |
| RTF | 5 | 3 | 3 |
| HTML | 5 | 1 | 4 |
| Fonctionnalités de mind mapping | |||
| Rattachement de notes | 5 | 4 | 3 |
| Pièces jointes/Hyperliens | 4 | 5 | 4 |
| Personnalisation visuelle | 5 | 4 | 3 |
| Multi-Mapping | 3 | 5 | 3 |
| Flèches de connexion | 4 | 3 | 4 |
| Filtres | 5 | 5 | 4 |
| Mode de présentation | 4 | 4 | 0 |
| Mode Focus/Focus sur branche | 5 | 3 | 3 |
| Fonctionnalités de gestion de projet | |||
| Allocation de tâches dans les vues Map | 4 | 4 | 4 |
| Gestion des diagrammes de Gantt | 5 | 4 | 5 |
| Allocation de ressources | 4 | 3 | 4 |
| Pose de jalons | 5 | 5 | 5 |
| Définition de contraintes | 5 | 1 | 5 |
| Définition de dépendances (plusieurs types) | 5 | 4 | 5 |
| Niveaux de priorité | 4 | 3 | 4 |
| Rapports de projet | 5 | 3 | 0 |
| Collaboration | |||
| Environnement en ligne/Espace de travail | 4 | 4 | 0 |
| Lecteur/Viewer gratuit | 3 | 5 | 2 |
| Intégration avec SharePoint | 2 | 5 | 0 |
| Edition multi-utilisateur | 3 | 4 | 0 |
| Verrouillage de branche | 5 | 0 | 0 |
| Distribution de tâches | 3 | 5 | 3 |
| Autres fonctionnalités | |||
| Intégration de bases de données | 0 | 5 | 0 |
| Calculs sur branches | 5 | 3 | 0 |
| 182 | 151 | 114 |
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